DIGITALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI COMUNALI

CHI SIAMO E COSA OFFRIAMO:

Mettiamo a disposizione scanner di ultima generazione per la scansione di documenti in tutti i formati, dall’A4 all’A0.
Ci occupiamo della digitalizzazione e dematerializzazione degli archivi comunali, con trasferimento dei dati su software GIS (come Gismaster, Sequoia o similari).

Abbiamo già realizzato questo servizio con successo per diversi Comuni, tra cui Asti, Carmagnola, Vigone, Vinovo, Roletto, Osasio, Pancalieri, Sanfrè, San Germano Chisone, Dusino San Michele, Savigliano, Valfenera, Roddi, Rocchetta Tanaro, Avigliana, Alpignano e Barolo.

La digitalizzazione è un passaggio strategico per le Pubbliche Amministrazioni, in linea con gli obiettivi nazionali di transizione digitale fissati dal PNRR, che prevede la completa digitalizzazione dei Comuni entro il 2026.

LE NOSTRE ATTIVITA'

Il nostro servizio si sviluppa in più fasi, con possibilità di attivazione contemporanea:

1. Inserimento dei dati delle pratiche all’interno di un software GIS:
   registrazione completa dei dati utili alla ricerca (tipo di pratica, protocollo, numero, tecnico responsabile, descrizione intervento, richiedente, indirizzo di intervento, catasto, agibilità, collaudo, progettista, inizio e fine lavori ecc.) su software GIS (GisMaster, Sequoia…).


2. Dematerializzazione dei documenti:
   scansione e caricamento dei documenti principali (domanda, titolo edilizio, agibilità, disegni tecnici, inizio/fine lavori, collaudo strutturale, ordinanze, sismica, atti di vincolo, volture, ecc.).

Il servizio di dematerializzazione viene svolto in loco, senza necessità di spostare gli archivi edilizi.
Per i Comuni particolarmente distanti dalla nostra sede, potrà essere valutata l’esecuzione da remoto della fase di inserimento dati, sulla base delle scansioni precedentemente effettuate.

A seguito del conferimento dell’incarico, mettiamo a disposizione, su richiesta, supporto gratuito alla redazione del progetto da trasmettere alla Soprintendenza, a cura di un archivista abilitato incaricato direttamente dal Comune (con incarico separato), che, ai sensi del Codice dei beni culturali, ne curerà anche la sottoscrizione.
Per garantire un efficace coordinamento, successivamente al conferimento dell’incarico segnaleremo un archivista di nostra fiducia, già collaboratore in altri contesti comunali, che il Comune potrà contattare per la predisposizione del progetto in raccordo con il nostro gruppo di lavoro.

Qualora l’archivio non risulti in ordine, possiamo procedere preventivamente alla riorganizzazione delle pratiche edilizie secondo il relativo ordine.

A seguito delle variazioni intervenute nel tempo sulle particelle catastali, qualora il Comune lo ritenesse opportuno, potremmo procedere anche alla georeferenziazione delle pratiche edilizie, con collegamento puntuale alla relativa particella catastale.

Tutti i documenti in formato A4 e A3 oggetto di scansione, verranno elaborati mediante tecnologia OCR (Optical Character Recognition), al fine di rendere il testo in essi contenuto digitalmente riconoscibile. In tal modo, il contenuto testuale sarà selezionabile, copiabile e ricercabile, migliorandone l’accessibilità e la fruibilità.
Inoltre, l’insieme dei documenti digitalizzati costituirà un database strutturato, idoneo a essere utilizzato come base informativa per l’addestramento e/o il funzionamento di sistemi di intelligenza artificiale.

AMBITI DI APPLICAZIONE AGGIUNTIVI

Oltre all’archivio edilizio, la digitalizzazione può essere estesa a:

• Atti dello stato civile come atti di nascita, morte, unione civile, matrimonio, cittadinanza (es. su software Sesamo)
• Atti cimiteriali come i permessi di seppellimento e creazione digitale, se necessaria, di colombari, tombe e ossari (es. su software Tombal)
• Autorizzazione agli scarichi
• Atti amministrativi quali delibere, determine, contratti o concessioni cimiteriali (es. su software Venere)
• Documenti cartacei relativi ai dipendenti

MODALITA' DI FINANZIAMENTO

Per attivare il servizio, il Comune può usufruire di diverse opportunità di finanziamento:

• Residui di bandi PNRR dedicati alla transizione digitale (maggiori dettagli: Forum PA – PNRR e PA digitale).
• Residui di bilancio o altri fondi dedicati, con possibilità di attivare anche solo una prima tranche del lavoro.

PERCHE' SCEGLIERE IL NOSTRO SERVIZIO?

• Esperienza consolidata con numerosi Comuni
• Lavoro svolto direttamente in loco senza movimentazione di archivi
• Possibilità di autofinanziamento tramite gestione degli accessi agli atti
• Registrati su MEPA (acquistinretepa) e Traspare

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